Como reduzir as faltas no seu consultório odontológico e economizar com isso

Dentistas empreendedores sabem que faltas a consultas são um grande problema dentro de uma clínica ou consultório odontológico. Faltas devem ser evitadas porque têm como consequência a perda financeira (o valor daquela consulta já não será mais recebido) e perda de tempo, afinal nesse horário vago outro atendimento poderia ser realizado. As faltas ainda são recorrentes em consultórios, mas com algumas dicas é possível evitá-las, confira abaixo:

Não subestime a importância do papel

Muitas pessoas ainda dão valor para as anotações. Ter a informação em um papel é importante para que elas sejam memorizadas. Por isso, se o seu paciente marcou a consulta pessoalmente (isso, claro, não é válido para consultas marcadas online), anote o dia e o horário para que ele leve esse lembrete.

Essa anotação pode ser feita em um material especial para isso ou o próprio cartão de visitas da clínica. Dessa forma, o paciente já sabe como entrar em contato caso precise. A identidade visual do consultório deve estar presente nesse material, pois isso faz parte do marketing da empresa.

É importante que a secretária do consultório ou clínica peça que o paciente entre em contato em caso de cancelamento ou remarcação. Com essa atitude por parte do paciente, uma falta será evitada e o horário abre para uma nova consulta. Também faz parte do trabalho da secretária de um consultório cadastrar informações do paciente (nome, telefone e e-mail) para que ele seja incluído em campanhas de comunicação.

Automatize as confirmações com SMS

Essa ação é a mais eficiente na hora de evitar que o paciente falte e o dentista perca o horário. Enviando uma mensagem ao paciente um dia antes da consulta, ele se lembra do agendamento e tem tempo para organizar sua agenda ou avisar que não poderá comparecer.

Enviar mensagens manualmente é inviável para qualquer dentista, pois uma rotina agitada é inevitável nessa profissão. Por isso já existem soluções para automatizar essas mensagens. Com o software odontológico Dentista Organizado, por exemplo, é possível agendar a mensagem de confirmação com um clique.

A melhor parte das confirmações via SMS é que a resposta por parte do paciente é gratuita. Se ele responder ao SMS com a palavra “SIM”, a confirmação aparecerá automaticamente na agenda online do software. Caso a resposta do paciente seja “NÃO”, a consulta aparecerá na agenda do Dentista Organizado como cancelada. Como a mensagem é enviada um dia antes, isso possibilita que o horário seja preenchido com outra consulta ou atividade do consultório.

Para todos os usuários do Dentista Organizado, a função SMS é ativada automaticamente. Para cada novo agendamento cadastrado, será enviado um SMS de confirmação às 18h do dia anterior à consulta.

Porém, também é possível fazer isso manualmente, como vemos na imagem acima. Caso o paciente tenha marcado a consulta depois das 18h do dia anterior ou não tenha recebido o SMS automático, o dentista pode ir até a agenda e clicar sobre a consulta. Aparecerão algumas opções, sendo a última o envio de SMS.

Os agendamentos que aparecem em verde na agenda do sistema são aqueles que o paciente retornou o SMS com a palavra “SIM”. Já aqueles agendamentos que foram cancelados por meio da mensagem, aparecem na tela com a cor laranja.

Com essa simples iniciativa, é possível aumentar a produtividade dentro do consultório, pois cada hora disponível do dentista estará sendo utilizada para gerar receita e fazer a empresa crescer. Quando dentistas e pacientes fazem sua parte, ninguém sai perdendo, afinal o dentista não perde financeiramente e o paciente investe em sua própria saúde.

As vantagens de utilizar um software odontológico, claro, vão muito além da confirmação de consultas. Com o Dentista Organizado, os dentistas têm um maior controle de agenda, controle financeiro e automatizam ações de marketing, como mensagens SMS de aniversário aos pacientes. Inicie já o seu teste gratuito de 30 dias no sistema e comprove os benefícios de um consultório mais organizado!

Um Abraço,

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